Yrittäjän uudenvuodenlupaukset – miksi ne eivät toimi (ja mikä toimii)

Seisot toimistossasi tammikuun toisena työpäivänä täynnä päättäväisyyttä. Tänä vuonna kaikki tulee olemaan toisin. 

"Tänä vuonna pysyn järjestyksessä." 

"Pääsen eroon sähköpostikaaoksesta." 

"Pidän työpöydän siistinä."

Mutta miksi suurin osa näistä lupauksista kaatuu jo heti helmikuussa?

Ei siksi, että sinä olisit laiska tai välinpitämätön. Vaan siksi, että motivaatio on hyvä aloitus muutokselle, mutta yksinään se ei riitä. Se on kuin yrittäisit rakentaa taloa hiekalle: hetkittäin tuntuu toimivan, mutta ensimmäinen myrsky upottaa kaiken.

Motivaatio on huono työkalu

Tunnistatko tämän? Olet kolmatta kertaa puolen vuoden aikana aloittanut sähköpostin siivoamisen. Ensimmäisen vartin aikana homma etenee hyvin, adrenaliini virtaa ja tunnet olevasi tehokas. Sitten tulee kiireellinen asiakasviesti. Tai puhelu. Tai muistat jotain, mitä pitää tehdä heti. Sähköpostikaaos jää taas odottamaan.

Tämä ei ole tahdonvoiman puutetta. Tämä on aivotiedettä.

Tahdonvoima ja päätöksentekokyky on rajallinen resurssi. Kun olet tehnyt päivän aikana sen sata erilaista asiakaspäätöstä, neuvotellut toimittajan kanssa, ratkaissut henkilöstökysymyksen ja valinnut markkinointimateriaalien värit jne., aivosi eivät yksinkertaisesti jaksa päättää, mihin kansioon tämä yksi viesti kuuluu. Päätösväsymys on todellinen ilmiö ja yrittäjänä kohtaat sen päivittäin.

Motivaatio aaltoilee. Tammikuun alussa se on huipussaan. Maaliskuussa kiirekauden keskellä sitä ei löydy mistään. Motivaatio yksinään ei riitä kannattelemaan arkea, kun paineet kasautuvat.

Kuvittele: Sinulla on tuhat lukematonta sähköpostiviestiä. Ajattelet: "Nyt motivoidun ja siivoan nämä kaikki pois!" Istut alas. Kolmen tunnin jälkeen olet käsitellyt 200 viestiä ja olet täysin uupunut. Seuraavana päivänä uusia viestejä on 50. Motivaatio häipyy, koska näet, että tämä on loppumatonta työtä.

Vertaa tähän: Sinulla on työarkeesi istuva järjestelmä, jonka avulla käsittelet uudet viestit 15 minuutissa aamulla ja 15 minuutissa iltapäivällä. Järjestelmä ei kysy sinulta joka kerta "jaksanko tänään?" Se vain toimii, päivästä toiseen, koska se on rakennettu oikeilla työkaluilla ja selkeillä säännöillä.

Järjestelmät ovat luotettavia

Mitä tarkoittaa toimiva järjestelmä yrittäjälle? Se tarkoittaa sitä, että sinun ei tarvitse joka kerta keksiä pyörää uudelleen. Se tarkoittaa, että olet tehnyt päätökset kerran ja sen jälkeen vain toimit niiden mukaan.

Toimiva järjestelmä ei ole monimutkainen. Päinvastoin. Se on niin yksinkertainen, että sitä jaksaa noudattaa myös silloin kun on väsynyt, kiireinen tai keskellä kriisiä.

Asiakkaani, pienyrittäjä joka työskentelee yksin, oli kadottanut tärkeitä asiakirjoja OneDrivessa kolmatta kertaa. Ei siksi, ettei olisi halunnut pitää järjestystä, vaan koska järjestelmä puuttui. Hänellä oli tiedostoja pilvessä, koneella, puhelimessa ja kukaan ei ollut koskaan opettanut, miten näitä työkaluja käytetään järjestelmällisesti.

Rakensimme yhdessä selkeän hakemistorakenteen OneDriveen. Ei mitään ihmeellistä vaan looginen, hänen työtapoihinsa sopiva tapa organisoida tiedostot. Kolme pääkansiota, alakansiot selkeillä nimillä, arkistointikäytäntö ja dokumenttien nimeäminen. Microsoftin perustyökalu mutta käytettynä systeemiajattelun kautta.

Kuukausi myöhemmin hän kertoi: "En ole kadottanut yhtään tiedostoa. Ja mikä parasta, en enää jännitä, että katoaako jotain. Järjestelmä todella toimii."

Kolme periaatetta toimivalle järjestelmälle:

1. Yksinkertaisuus. Jos järjestelmä vaatii 15 minuutin perehtymistä joka kerta kun sitä käytät, se ei ole järjestelmä, vaan se on este. Hyvä järjestelmä on niin selkeä, että sitä voi käyttää autopilotilla.

2. Toistettavuus. Järjestelmän pitää toimia samalla tavalla joka kerta. Ei poikkeuksia, ei "no tällä kertaa teen näin". Kun prosessi on aina sama, se muuttuu rutiiniksi.

3. Ylläpidettävyys. Paras järjestelmä on se, jota voi ylläpitää 10 minuutissa päivässä. Jos ylläpito vaatii tunteja viikossa, järjestelmä kuolee ensimmäisen kiirekauden aikana.

Tämä ei ole teoriaa. Tämä on sitä, miten me työskentelemme joka päivä asiakkaidemme kanssa. Emme tuo mitään monimutkaisia erikoistyökaluja, vaan käytämme Outlookia, Gmailia, OneDrivea, Google Drivea, Teamsiä, Meatsia. Työkaluja joita sinulla jo on. Rakennamme vain niihin sellaisen käyttötavan, että ne todella palvelevat sinua, eivätkä päinvastoin.

Näin rakennat järjestelmän joka toimii

Valitse yksi alue kerrallaan. Älä yritä korjata kaikkea yhtäaikaa.

Monet yrittäjät juuttuvat tähän kohtaan. Tiedät, mitä pitäisi tehdä: sähköpostit järjestykseen, tiedostot pilveen, asiakastiedot talteen, mutta et miten. Ja kun katsot kaikkea kerralla, se tuntuu ylivoimaiselta.

Aloita siitä mikä aiheuttaa eniten päänvaivaa juuri nyt. Ehkä se on se sähköpostikaaos. Ehkä se on asiakastietojen hukkaanmenevät muistiinpanot. Ehkä se on se, ettet löydä tiedostoja kun niitä tarvitset.

Esimerkki: Digihakemistojen rakentaminen vaihe vaiheelta

Viikko 1: Päätä pääkansiot. Älä yritä suunnitella kaikkea heti täydelliseksi. Kolme tai neljä pääkansiota riittää alkuun. Esimerkiksi: Asiakkaat, Hallinto, Markkinointi, Projektit.

Viikko 2: Testaa järjestelmää. Tallenna kaikki uudet tiedostot uuteen järjestelmään. Älä vielä siirrä vanhoja tiedostoja, vaan keskity siihen, että uusi tapa toimii arjessasi.

Viikko 3: Säädä tarpeen mukaan. Huomasitko että tarvitset yhden kansion lisää? Lisää se. Onko jokin kansiorakenne hankala? Muuta sitä. Järjestelmän ei tarvitse olla täydellinen, mutta sen täytyy toimia sinulle.

Viikko 4: Vakiinnuta. Kun järjestelmä tuntuu luontevalta, siirrä vanhoja tiedostoja pala palalta. Ei kaikki kerralla -metodilla, sillä se on taas resepti uupumukseen.

Jos tämä tuntuu ylivoimaiselta, se on ihan ok. Tämä on sitä, mitä me teemme. Me emme anna sinulle pelkkää neuvoa "tee näin", me rakennamme järjestelmän kanssasi, testaamme sen toimivuuden ja varmistamme että osaat ylläpitää sitä itsenäisesti.

Tammikuu on hyvä aika aloittaa

Uusi vuosi, uudet mahdollisuudet, kalenteri joka odottaa täyttymistä järkevällä tekemisellä.

Mutta älä luota pelkkään motivaatioon. Älä luo itsellesi listaa lupauksista, jotka nakertavat itsetuntoasi, kun ne kaatuvat helmikuussa.

Rakenna sen sijaan järjestelmä, joka kannattelee sinua myös huonompina päivinä. Järjestelmä, joka ei kysy "jaksanko tänään?" vaan vain toimii, koska olet tehnyt päätökset kerran, oikein.

Ei ole heikkouden merkki pyytää apua järjestelmien rakentamiseen. Se on strateginen päätös. Sama logiikka kuin sen, miksi palkkaat kirjanpitäjän hoitamaan kirjanpidon sen sijaan että opettelisit sitä itse. Sinä keskityt siihen missä olet paras, ja annat ammattilaisen hoitaa sen missä hän on paras.

Jos kaipaat apua, Pro Järjestys on täällä. Me emme luota uudenvuodenlupauksen voimaan. Me rakennamme sinulle järjestelmän, joka toimii niin helmikuussa, maaliskuussa kuin vielä joulukuussakin. Varaa maksuton kartoituskeskustelu, niin katsotaan yhdessä mistä kannattaa aloittaa!