Päätösväsymys - järjestys on hyvinvointiteko aivoille

Mitä kaikkia päätöksiä olet jo tehnyt tänä aamuna? Herätyskello soi: painoitko torkkua vai nousitko heti? Mitä puet päälle: tuon harmaan neuleen vai sen mustaa paidan? Juotko pelkän kahvin vai ehditkö syödä aamupalaa? Entä lapset: mitä heille aamupalaksi, kuka vie päiväkotiin, onko tarvittavat vaatteet mukana? Lähdetkö autolla, bussilla vai polkupyörällä töihin?

Kello ei ole vielä kahdeksaa, mutta olet jo tehnyt kymmeniä päätöksiä. Osa niistä oli helppoja rutiineja, osa vaati pohdintaa ja energiaa.

Sitten saavut työpaikalle tai avaat läppärisi kotona. Edessäsi odottaa vielä enemmän päätöksiä: Mihin tallennat tämän tiedoston? Tarvitseeko vanha versio säilyttää? Kenelle piti lähettää se tarjous? Kuka kutsuu kokouksen koolle ja mitä järjestelyjä se vaatii? Mitä tehtävälistaltasi on pakko saada tänään valmiiksi ja mikä voi odottaa huomiseen?

Huomaat, että keskittyminen on vaikeaa. Tunnet olevasi väsynyt, vaikka istut vain tietokoneen ääressä. Tämä ei ole laiskuutta, vaan tämä on päätösväsymystä, ja se kuluttaa sinua enemmän kuin arvaatkaan.

Mitä on päätösväsymys?

Päätösväsymys on tutkittu ilmiö. Jokainen päätös, oli se kuinka pieni tahansa, kuluttaa mentaalista energiaa. Aivosi käyttävät rajallisia resurssejaan, tarkkuutta, arviointikykyä, keskittymistä, jokaiseen valintaan. Kun teemme päätöksiä tauotta, tämä energia kuluu. Lopulta meistä tulee impulsiivisempia, välinpitämättömämpiä tai täysin päätöskyvyttömiä.

Monet menestyneet ihmiset ovat ymmärtäneet tämän. Steve Jobs esimerkiksi pukeutui päivästä toiseen samanlaiseen mustaan poolopaitaan ja farkkuihin. Kyse ei ole laiskuudesta tai tyylittömyydestä, vaan kyse on energian säästämisestä. He eivät halua kuluttaa päätöksentekokykyään aamuisin vaatevalintoihin, vaan keskittää sen tärkeisiin asioihin.

Työelämässä kohtaamme jatkuvasti mikropäätöksiä. Osa niistä on välttämättömiä ja vaatii harkintaa. Mutta montako sellaista päätöstä teet päivittäin, jotka eivät oikeastaan vaatisi sinun huomiotasi ollenkaan? Entä miltä tuntuu tehdä vaativia päätöksiä silloin, kun olet jo väsynyt kaikista niistä turhista pikkuvalinnoista?

Hyvä uutinen: kaikkia päätöksiä ei tarvitse tehdä. Järjestys, rakenne ja toimivat prosessit voivat ottaa suuren osan päätöksenteosta pois harteiltasi.

Miten lisäämme päätösväsymystä?

Kuvittele työpöytäsi. Jos se on täynnä papereita, muistilappuja, kahvikuppeja ja satunnaisia tavaroita, joudut joka kerta kun istut alas päättämään: mistä aloitan? Mikä on tärkeintä? Pitääkö tämä paperipino käydä läpi ennen tuota? Sekava työpöytä ei ole vain visuaalinen häiriötekijä, se on jatkuva päätöksenteon vaatimus.

Sama koskee sähköpostiasi. Jos saapuneet-kansiossasi on satoja viestejä, joista osasta olet jo hoitanut asiat ja osa odottaa toimenpiteitä, joudut jatkuvasti kysymään itseltäsi: onko tämä tärkeä? Pitikö tähän vastata? Oliko tämä jo hoidettu? Jokainen viesti vaatii uuden arvion, uuden päätöksen.

Digikaaos toimii samalla tavalla. Kun tiedostot ovat hajallaan eri paikoissa ilman loogista rakennetta, jokainen tallennus- tai hakutilanne on ongelma. Mihin tämä kuuluu? Mistä tämän löytää myöhemmin? Tallensiko kollega tämän sinne vai tänne?

Paljonko käytät suurinpiirtein päivässä tai viikossa pelkästään tiedostojen, viestien ja tiedon etsimiseen? Ei varsinaiseen työn tekemiseen, vain etsimiseen. Jokainen etsimiskerta on pienimuotoinen ongelmanratkaisu, mikropäätösten sarja. Ei ihme, että päivän päätteeksi aivot tuntuvat tahmealta.

Järjestys vähentää turhia päätöksiä

Kun kaikella on paikkansa, sinun ei tarvitse joka ikinen kerta tehdä päätöksiä. Kun prosessit on määritelty, ei tarvitse miettiä, mitä tehdä seuraavaksi. Kun tiimi tietää järjestelmän, ei tarvitse kysyä joka kerta erikseen.

Järjestelmällisyys ei ole täydellisyyttä varten, se on aivojesi hyvinvointia varten.

Annan konkreettisia esimerkkejä:

Suunnittele työviikkosi ja päiväsi. Kun tiedät etukäteen, että maanantaiaamuna keskityt raportteihin ja tiistaina kokouksiin, sinun ei tarvitse joka aamu pohtia "mitähän tänään teen ensin?". Päätös on jo tehty. Voit käyttää energiasi itse tekemiseen, ei suunnitteluun.

Rakenna sähköpostillesi toimiva kansiorakenne. Kun saat viestin, joka vaatii toimenpiteitä, siirrä se "Toimenpiteet"-kansioon. Kun olet hoitanut asian, siirrä se "Valmis"-kansioon. Kun viesti on vain tiedoksi, arkistoi se aihekohtaiseen kansioon. Saapuneet-kansio pysyy tyhjänä. Ei tarvitse pohtia "onko tämä vielä kesken", sillä järjestelmä kertoo sen.

Luo digihakemistoillesi looginen rakenne. Kun tiedät, että asiakasprojektit ovat aina kansiossa "Asiakkaat/asiakkaan nimi/projektin nimi/vuosi", ei tarvitse arvuutella mihin tallennat tai mistä etsit. Polku on aina sama.

Tee työpöydällesi päivän lopetus -rutiini. Viimeiset viisi minuuttia työpäivää käytät siihen, että laitat pois kahvikupin, kasaat paperit yhteen pinoon, kirjoitat huomisen yhden tärkeimmän tehtävän post-it-lapulle ja sammutat koneen. Huomenna, kun istut alas, et jää tuijottamaan kaaosta. Aloitat puhtaalta pöydältä, ja tiedät heti mistä aloittaa.

Aivojesi voimavarat tärkeisiin asioihin

Päätösväsymys on todellinen ilmiö, joka vaikuttaa jokaiseen meistä. Mutta sitä voi helpottaa. Kun rakennat järjestelmiä, jotka vähentävät turhia päätöksiä, vapautat aivojesi energiaa siihen mikä todella vaatii harkintaa: luovaan ajatteluun, ihmissuhteisiin, strategisiin valintoihin.

Et ole huono ihminen varten, jos väsyt jatkuvaan päätöksentekoon. Olet inhimillinen. Ja inhimillisten aivojen voimavarat ovat rajalliset.

Pro Järjestys auttaa yrityksiä ja yrittäjiä rakentamaan järjestelmiä, jotka vähentävät turhaa päätöksentekoa ja tekevät työarjesta sujuvampaa. Kun energia ei kulu etsimiseen, arvuutteluun ja järjestelmien puutteiden paikkaamiseen, sitä jää olennaiseen.

Älä kuluta aivoenergiaasi tarpeettomaan. Käytä niitä siihen, missä olet paras.

Haluatko kartoittaa, mitkä järjestelmäpuutteet yrityksessäsi kuluttavat energiaa? Ota yhteyttä ja tehdään suunnitelma, joka tuo selkeyttä ja vapauttaa aivojesi voimavaroja.