Yrittäjän ajanhallinta ja työnsuunnittelu - Asiakastarina
Voiko yrittäjän elämä olla muuta kuin yhtä kiirettä, ainaista työntekoa ilman vapaapäiviä ja lomia? On yrittäjyyteen liittyviä erinäisiä velvoitteita, pitää tehdä myyntiä & markkinointia ja asiakkaitakin pitää ehtiä palvelemaan, jotta saa kassaan tuottoa.. Päivän tunnit kuluu putiikissa, sähköpostiviestintää hoidetaan lyhyiden taukojen aikana, lounasta haukataan nopsaan seisten ja illalla hoidetaan vielä somea ja taloushallintoa.. Kuvitteellinen esimerkki mutta hyvinkin voi olla todellisuutta monelle yrittäjälle.
“Mä odotan tälle vuodelle sellasta asioiden järjestystä ja kaaoksen hallintaa.”
Tästä tavoitteesta lähdettiin yhden yrittäjän kanssa liikkeelle, kun vuoden alussa aloitettiin yhteistyötä ajanhallinnan ja työnsuunnittelun kanssa. Hänen luvallaan jaan nyt teille kokemukset yhteistyöstämme!
Lähtötilanteessa yrittäjä koki jatkuvaa kiireen tuntua. Ajatukset pyöri aikataulujen ja kellon ympärillä ja tuntui, että tunnit ei päivässä riitä. Ei oikein ollut selvää kuvaa ajankäytöstä ja yrittäjä kuvasi kalenterinhallintansa olevan “tuuripeliä”.
Ensimmäinen steppi olikin tarkastella rehellisesti, mihin tosiasiallisesti päivän tunnit kuluivat. Tätä varten yrittäjä sai kotitehtävän pitää päiväkirjaa kaikesta tekemisestä. Tapaamiskerralla käytiin päiväkirjaa läpi ja tunnistettiin eri kategorioihin liittyviä tekemisiä kuten esim. perhe ja vapaa-aika, asiakaspalvelu, yrittäjyyden tehtävät, osa-aikatyö ja oma hyvinvointi.
Näiden jälkeen keskustelimme, mitkä asiat ovat tärkeitä, mitkä asiat vievät kohti tavoitteita, mitä voisi painottaa enemmän ja mitä jättää vähemmälle. Tämä on tärkeä itsereflektoinnin vaihe: mitä minä haluan ja mitä minä tarvitsen. Millainen kuormitusvaikutus eri kategorioilla on?
Tämän jälkeen pureuduimme yrittäjän kanssa sähköisen kalenterin konkreettisiin toiminnallisuuksiin. Opastin, miten kalenteriin kannattaa ihan oikeasti aikatauluttaa paitsi pakolliset ja tärkeät työt sekä sovitut menot niin myös vapaa-aikaa itselle! Eri kategorioiden asioita voi korostaa käyttämällä värikoodausta, mikä kertoo liittyykö asia esim. työhön, perheen asioihin, harrastuksiin tai oman hyvinvoinnin edistämiseen. Väitän, että asioihin tarttuminen on helpompaa, kun sen on suunnitellut ja sille on varattu kalenterista ajankohta. Hyvä on myös pysähtyä miettimään onko kaikkea pakko tehdä itse. Voisiko osan tehtävistä delegoida, jättää jopa tekemättä tai ulkoistaa?
Yhtenä työkaluna ehdotin yrittäjälle myös jonkinlaisen tehtävälistan käyttämistä. Kun on monta rautaa tulessa ja lisäksi vielä oikein idearikas ihminen, voi mielessä pyörivät tehtävät, ideat ja tekemättömät työt muodostua kuormitustekijäksi. Tätä tunnetta saattaa helpottaa, että purkaa ajatuksen kirjoitettuna paperille tai sähköiseen muistioon!
Muutaman tapaamiskerran jälkeen yrittäjä kokee stressitasonsa vähentyneen ja keskittyminen on jo hieman parantunut. Uusien työkalujen käyttöönotto on sujunut hyvin ja hän on sitoutunut mm. kalenterinsa ajan tasalla pitämiseen. Pysyvän muutoksen tavoittelussa vähemmän on enemmän ja on hyvä ottaa pieni muutos kerrallaan, jotta ei kuormita itseään tarpeettomasti ja jaksaa testata uusia tapoja, luoden uusia rutiineja.
“Muutos vie aikaa, mutta jo nyt olen saanut hyviä ohjeita ja oikein hyvään suuntaan ollaan menossa koko ajan.”
Työn ja vapaa-ajan suhde on parantunut sekä stressin määrä vähentynyt, kun kalenterin hallinnasta on tullut toimivaa! Kannustan yrittäjää jatkamaan samaan rauhalliseen malliin ja muistaa välillä pysähtyä kuulostelemaan minne on menossa ja tekeekö oikeita asioita tavoitteen eteen!
Oletko yrittäjä tai työntekijä ja kärsit ajanhallinnan haasteista? Ota yhteyttä ja varaa aika maksuttomaan alkukartoitukseen niin katsotaan voisinko olla avuksi!